Bestyrelsesmøder


Badmintonklubben Ram og Hop

 


 


 






 






 



   




Referat af bestyrelsesmøde i RamogHop, tirsdag den 25. oktober 2016


Til stede: Kim, Alan, Helle og Arne.  Afbud: Berit  og udtrådt: Ole.

Ref. Arne

Dagsorden: 1. Foreningens målsætning og omgangstone 2. Medlemssituationen 3. Økonomi, herunder festtilskud m.m. 4. Websitet 5. Vores facebook 6. Eventuelt

 

Ad. 1: Helle ville godt kommentere og kritisere tonen i den mail-udveksling, som Ole startede – og alle var enige om, at dette skulle vi helst undgå i fremtiden. Hvad angår, hvem vi ønsker som medlemmer i foreningen, foreslog Alan, at vi omformulerede vedtægternes formålsparagraf (§2), så den ikke blev helt så bred (”udbrede kendskabet til badminton på Østerbro”), eftersom vi ikke optager alle og enhver. Det ser vi på frem til næste GF. (Ref. kommentar: Jeg ser nu, at der faktisk i §3 om medlemskab står: ”Bestyrelsen afgør spilleniveauet for potentielle nye medlemmer”) 

 

Ad 2: Vi er nu 16 fuldtidsmedlemmer, inklusive de tre nye: Søren, Christian og Mette. Annoncekampagnen fik respons fra ca et dusin mennesker, men kun én er i dag blevet medlem.  Christian er kommet gennem Helle og Mette via Johnnys udmærkede initiativ med at skrive til tidligere medlemmer. Øvrige har meldt fra, ikke meldt tilbage eller er fundet for uøvede. Der er dog stadig tre mandlige fugle på taget. (Hvad angår Pia S. og Lone H., så har de været fuldstændig indforstået med vores vurdering af, at de var for uøvede, har tilkendegivet, at de følte sig godt behandlet og er blevet sat i kontakt med hinanden for evt. at starte op sammen. Mht. til Ole havde han ved siden afgang ikke betalt kontingent og før dette heller ikke bedt om udsættelse) Vi jagter fortsat nye emner. Helle har måske en eller to i kikkerten og der bør laves opslag i hallen og andre steder. Arne vil tilskrive Bolette og Jyoti med forhåbning om opdukken/tilbagevenden/passivt medlemskab og deltagelse på den kommende julefrokost.

 

Ad 3: Kim har fremsendt udskrift af aktuel økonomisk situation med ca. kr. 10.500 på kontoen. Det besluttedes at bevilge kr. 300,- pr. tilmeldte person til julefrokosten. Evt. hyring af en træner (kr. 600,-) udskydes til næste halvsæson. Den forventede ekstraudgift til egenbetaling pr. person er annulleret af kommunen. Det besluttedes – uden Kims stemme – at han p.g.a. langvarig skade ved næste termin nøjes med at indbetale kr. 50 svarende til passivt medlemskab nu.

 

Ad. 4: Førsteprioritet m.h.t. opdatering af på vores website er, at vi får et pænt, iøjnefaldende logo. Det, der findes på vores facebook bør indkopieres. Og så kan det stå som ”vignet” på de forskellige link-sider. Endvidere blev udfærdiget en lidt ændret tekst om niveau og organisering af spillet under linket ”spilleniveau”. Helle ville kontakte webmaster Pia for at få disse ting ind i første omgang – og høre, hvad hun kan og i hvilken tempo… Alan vil arbejde med et forslag til ændring/opdatering af foreningens historie.  Referater fra generalforsamlinger, bestyrelsesmøder m.v. skal også opdateres og gamle slettes efter nogen tid (Arne forslog at de to seneste mødereferater altid bibeholdtes). Desuden ser vi gerne fotos af både spil og sociale events, men de skal selvfølgelig udsættes for en stærk selektion.

 

Ad.5: Der var enighed om, at det er uhensigtsmæssigt at vores facebook er åben for debattører udefra. Samtidig har den ikke givet nye medlemsemner. Alan vil sørge for at den bliver til et lukket forum igen.

 


Bestyrelsesmøde, lørdag d. 21/2 2015


Tilstede: Jørgen Byberg Hansen, Arne Lennartz, Ulla Holm Hansen, Sudhir Sharma, Ulla Uldahl.

Referat iflg. Dagsorden:


1.      Medlemssituationen


-          Vi er 18-19 medlemmer på nuværende tidspunkt, inkl. de passive/langtidssygemeldte (som er: Jørgen B.H., Ulla U. Anil og Kirsten S.). Ulla U. giver update til bestyrelsen på antal betalende medlemmer omkring 1. april, altså ca. en måned efter dato for kontingentindbetaling).


-          Vi har fire baner, så optimalt antal spillende pr. gang er 16. Men ofte er der kun deltagere til 1½ - 3 baner. Det er for få. Vi har som mål at få antal medlemmer i klubben op på 25 - 30, inkl. passive.


-          Rekruttering: opfordre nuværende medlemmer til at spørge i bekendtskabskreds + sætte opslag op i hallen, samt give medlemmerne opslag med, som de kan hænge op i deres nærområde og på deres arbejde + annoncering i avisen, Arne tager sig af det. Vi diskuterede lidt om vi skal gøre det en eller to gange om året, men kom ikke frem til en konklusion. Vi blev enige om at tiden omkring januar er det bedste tidspunkt at annoncere på. Ved sidste annoncering (som koster 1200 kr/gang) kom der seks seriøse henvendelser, men desværre kom der kun to faktiske medlemmer ud af det.


-          Diskussion om det evt. kan være at niveauet er for højt og vi derfor mister nogle potentielle medlemmer. Vi snakkede om fordele og ulemper ved nuværende niveau. Og om man evt. skulle åbne op for at man kan spille på to niveauer. Endte med at blive enige om at tage det op som et punkt på GF til diskussion blandt medlemmerne.


-          Normalt ansøger vi om antal baner 1/2 hvert år, men pga. tekniske problemer i Svanemøllehallen skal vi ikke søge i år, men har automatisk fået fornyet vores fire baner til og med maj 2016.


2.      Bolde


Nuværende bolde bliver købt i hallen og pris og kvalitet er okay, selvom de dog går hurtigt i stykker. Sudhir vil undersøge alternative bolde, bl.a. på nettet.


3.      Ordinær generalforsamling


Afholdes omkring sæsonafslutning. Vi blev enige om lørdag d. 9. maj 2015 kl. 12-14 i Svanemøllehallen, dvs. inden badminton. Arne aftaler det med hallen, og sender indbydelser med dagsorden ud til medlemmerne. Arne og Ulla H. er på valg. Ulla H. og Jørgen stiller ikke op igen.


4.      Eventuelt


-          Økonomi: Vi har pr. dd. ca. 8000 kr i overskud. Hertil kommer kontingentindbetalinger pr. 1/3-15. Hvert år har vi ca. 2000 kr i overskud og de er altså akkumuleret op. Vi talte om, at det var godt at have nogle penge i overskud, men ikke så mange. Og at vi evt. skulle lave flere arrangementer, som kom medlemmerne til gode for disse penge. Fx en eller to dage med træner på om året. Eller billetter til Copenhagen Masters i Falkonérsalen 2. juledag til dem, som havde lyst. Vi blev enige om at tage dette op som et punkt på generalforsamlingen og spørge medlemmerne, hvad de synes.


-          Vedr. sommerfest: Ulla U. skriver mail ud til alle og spørger om hvem, der vil være med til at arrangere det. Mulig dato for sommerfest: lørdag d. 30. maj 2015.


Referat af konstituerende møde i bestyrelsen i Ramoghop den 21.5.14


Til stede: Jørgen, Annette J., Arne samt den afgående kasserer, Kirsten. Afbud og rejsefravær:  Ulla H. Hansen,  Sudhir og suppleant Ulla Uldahl.


Vi diskuterede følgende pkt. (uprioriteret rækkefølge):


1) Lîfes udmeldingserklæring, som vi måtte tage til efterretning. Arne vil p.v.a. bestyrelsen sende en bekræftelse for modtagelsen af erklæringen.


2) Konstituering:

Arne er rede til at påtage sig posten, som formand, hvilken tegner foreningen udadtil overfor myndigheder, kommune, spillehallen etc. samt står for en væsentlig del af formulering af kommunikation til medlemmerne.


Jørgen vil gerne påtage sig ansvaret som webmaster (redigering/opdatering af hjemmesiden www.ramoghop.dk)  og fælles-gmailen, ramoghop@gmail.com.) Det understregedes, at det især hvad angår hjemmesiden vil være godt, hvis andre lige sætter sig ind i, hvordan man redigerer i den m. bistand fra Jørgen.


Kirsten kontakter h.h.v. Ulla U. og Ulla H. m.h.p. på at høre om de, evt. i samarbejde med hinanden eller andre,  muligvisville påtage sig tjansen som kasserer. Arne kontakter Sudhir m.h.p. på evt. også at påtage sig posten eller indgå i den. (Arne will contact Sudhir about this issue too, and discuss the situation and the tasks he eventually could fullfil)  Kirsten udtalte til alles glæde sin villighed til at føre den kommende kasserer ind i sagerne - og i givet fald at påtage sig ansvaret for at føre det allerede påbegyndte 2014-regnskab til ende. (I mellemtiden har Ulla U. ifølge Kirsten meldt sig parat til at påtage sig opgaven, ref. anmærkning)


Endelig konstituering, herunder valg af næstformand, bør dog afvente udmelding fra alle bestyrelsesmedlemmer, suppleant og afgående kasserer - og gerne et møde, hvor alle er til stede.


3) Spørgsmålet om kommunikation til og fra medlemmerne optog en del tid.  De tilstedeværende syntes det var en god idé igen at forsøge at få et nyhedsbrev på vores website op at stå igen, hvilken Berit og Jørgen tidligere har brugt en del kræfter på! Det er så vigtigt, at melemmerne selv holder sig orienteret om, hvad der sker m.h.t. initiativer så som trænerhyring, fælles sociale aktiviteter m.v. samt praktisk info om mødeindkaldelser, sommerspil og - åbningstider m.v. Vores facebook lukkes ned (Jørgen(?) sætter det igang), da den ikke bruges af især os selv. Intern kommunikation kan foregå via mail.   


Jørgen påbegynder så småt opdatering af website og gmail. Begge opdateres for alvor første gang, når bestyrelsen er endeligt konstitueret. Medlemmerne opfordres dog kraftigt til allerede nu at meddele ændring i e-mail- og postadresse samt tlf.nr. til bestyrelsen.


4) Næste møder: Næste bestyrelsesmøde afholdes søndag den 15. juni kl. 12.00 i Svanemøllehallen efterfulgt af ekstraordinær generalforsamling samme dag og sted kl. 13. (Begge dele evt. udenfor, hvis det er godt vejr :-)) Den ekstraordinære GF har som eneste punkt bekræftelse med 2/3 flertal blandt de fremmødte de vedtægtsændringer som de fremmødte på den ordinære GF den 10. maj vedtog énstemmigt men med et utilstrækkeligt at fremmødte af samtlige medlemmer.


Ref.: Arne 24/5/2014


Referat af møde i bestyrelsen i Ramoghop den 15.6.14 kl. 12.00                          

Til stede: Jørgen, Arne samt den afgående kasserer, Kirsten.


Dagsorden:


1)  Konstituering


2)  Opgaver


3)  Eventuelt


Ad 1)


Arne er formand. Ulla Uldahl er kasserer. Som næstformand foreslås Sudhir, der som én af sine naturlige opgaver vil have at formidle kontakten/ informationen til de øvrige indere og engelsktalende. Jørgen er web- og mailbox ansvarlig. Ulla Holm Hansen står for organiseringen af vores 3 x 40 minutters turnus (når hun er til stede i hallen)


Ad 2)


Jørgen har opdateret medlems- og adresselisten. Kirsten har sørget for nedlukning af vores website og varetager kassereropgaverne indtil Ulla U. er kørt ind.


Så snart vedtægtsændringerne er konfirmeret på den ekstraordinære generalforsamling lægger Jørgen de nye vedtægter ind på websitet www.ramoghop.dk  Samtidig lægges bestyrelsesreferater og referaterne af den ordinære generalforsamling den 10. maj og den ekstraordinære den 15. juni ind. Endvidere en påmindelse om sommerfesten den 5. juli og genopstart af sæsonen lørdag den 16. august.


Ad 3)


Her var det vigtigste, at vi op til den nye sæsonstart skal tage en ny runde med efterlysning af nye medlemmer . Arne sørger for annoncering. Alle i bestyrelsen og udenfor skal opfordres til at bruge deres personlige netværk og kontakter til at opfordre folk til at prøve os af. Vi skal præsentere os som mere øvede/gode end sidst.


Ref.: Arne 20/6/14